Гражданское законодательство приравнивает факсимильную подпись к подписи собственноручной, но само содержание понятия «факсимиле» законом не раскрывается. Словарь Ожегова дает такое определение: "факсимиле - точное воспроизведение подписи; клише, воспроизводящее такую подпись.", т.е. факсимиле - это штамп, воспроизводящий и копирующий собственноручную подпись.
Согласно закону, факсимильный штамп может быть использован для оформления документов наравне с собственноручной подписью, но случаи, в которых такое использование допускается, мало описаны. Эта необговоренность зачастую на практике вызывает вопрос, в каких случаях и для каких документов использование факсимиле разрешенно, а в каких лучше поставить "живую" подпись.
Гражданские сделки
Гражданское законодательство разрешает использовать факсимиле при совершении сделок, но использовать факсимильную или другую копию подписи в качестве аналога собственноручной можно только в случаях и в порядке, предусмотренных законодательством или соглашением сторон.
Беря во внимание то, что в настоящее время порядок использования факсимиле не установлен законодательно, приходим к выводу, что соглашение сторон является единственной возможностью юридически верного применения факсимиле в документах, необходимых для осуществления сделки.
Соглашение сторон можно включить в основной догвор или составить отдельный документ (соглашение о порядке использования факсимиле), оговаривающий условие использование такой подписи. Кроме того, необходимо документально установить не только факт использования факсимиле, но и перечислить документы, которые могут быть подписаны таким образом. Именно это даст гарантию юридической силы факсимильной подписи, а заверенные ею документы будут действительными.
Если условие использования аналоговой подписи не предусмотрены соглашением, а факсимиле все же используется, документы, подписанные с его помощью, могут быть признаны недействительными, а сделка - ничтожной.
Документы бухгалтерского и налогового учета
Ни налоговое законодательство, ни законодательство о бухгалтерском учете не регламентируют порядок использования факсимиле, лишь косвенно намекая на возможность и порядок его применения.
Так, согласно законодательству о бухгалтерском учете, первичные документы принимаются к учету, если содержат ряд обязательных реквизитов, к числу которых, в частности, относятся и личные подписи ответственных лиц. Пункт, в котором говориться именно о личных подписях, указывает на то, что в первичных документах запрещено использовать их факсимильную копию. Также факсимиле нельзя ставить на доверенностях, платежках и иных документах, которые влекут финансовые последствия.
Налоговый кодекс тоже не предусматривает возможность использования факсимильной подписи при оформлении документов. Допускается предоставление налоговых деклараций с использованием электронной подписи, однако это не озночает, что применение других аналогов "живой" подписи разрешено.
В отношениях такого рода нужно помнить, что законодательство, регулирующее их, требует точного и четкого соблюдения, не допуская свободы выбора. В этом заключается его главное отличие от законодательства гражданского, разрешающего применять факсимиле.
Факсимильные счета-фактуры лишат права на вычет
Отдельно стоит рассказать о счетах-фактурах, оформленных с помощью факсимиле. Здесь буква закона и мнение исполнительных органов однозначны: счет-фактура должен быть заверен собственноручной подписью руководителя и главного бухгалтера организации или других уполномоченных лиц. Использование факсимиле в данном случае законом не предусмотрено, а значит, организация не вправе предъявлять по нему суммы НДС к вычету.
В недавнем времени практика судов по вычетам НДС на основании факсимильных счетов фактур была неоднозначна и достаточно разнообразна, но, как правило, содержала и положительные решения. Основаниями таких решений служило отстутсвие в действующем законодательстве норм, регламентирующих способы подписания счетов-фактур. Судьи, выносящие положительные решения, опирались на то, что при отсутсвии таких норм и при учете того, что факсимиле - это копия личной подписи, его использование по соглашению сторон на счетах-фактурах не нарушает требование ст. 169 Налогового Кодекса, а значит, не лишает права на вычет.
Все изменилось после того, как Президиум ВАС поддержал налоговую инспекцию и признал вычет по факсимильным счетам-фактурам неправомерным. Суд напомнил, что финансовое законодательство требует четкого соблюдения норм и установок. Ни статья 169 НК РФ, ни Фз № 129 не предусматривают использование факсимильного штампа, а напротив, содержат указания к применению личной подписи ответственного лица. Таким образом, Высший Арбитражный Суд окончательно установил невозможность использования факсимильной копии при оформлении налоговых, бухгалтерских и иных финансовых документов.